Executive Assistant (w/m/d)

<h1>DEINE ROLLE</h1><p style="min-height:1.5em">Als Executive Assistant unterstützt du unsere Geschäftsführung bzw. Den CEO direkt im operativen Alltag. Du steuerst seinen Kalender, bereitest Meetings vor und nach und bist eine zentrale Drehscheibe für die interne Kommunikation und Koordination.</p><p style="min-height:1.5em">Diese Position bietet eine einzigartige Gelegenheit, tiefgehende Einblicke in das Management eines der innovativsten Scale-Ups im Bereich Financial Services zu gewinnen und den Arbeitsalltag unseres CEOs unmittelbar mitzugestalten. Aufgrund der Nähe zum Senior Management ist eine hohe Präsenz im Berliner Büro Voraussetzung.</p><p style="min-height:1.5em"></p><h2><strong>Was machst du dabei konkret?</strong></h2><ul style="min-height:1.5em"><li><p style="min-height:1.5em"><strong>Kalender- &amp; Terminmanagement: </strong>Du steuerst und priorisierst den Kalender unseres CEOs, koordinierst Termine über verschiedene Stakeholder hinweg und organisierst nach Bedarf Reisen sowie deren Vor- und Nachbereitung.<br /></p></li><li><p style="min-height:1.5em"><strong>Meeting-Vorbereitung &amp; -Nachbereitung: </strong>Du bereitest Meetings des Management Teams organisatorisch vor, erstellst Agenden und Unterlagen, hältst Ergebnisse und To-dos fest und sorgst für ein konsequentes Follow-up.<br /></p></li><li><p style="min-height:1.5em"><strong>Externe Kommunikation: </strong>Du bist die erste Ansprechperson für externe Partner &amp; Investoren und bereitest für den CEO die quartärlichen Board Meetings koordinativ sowie inhaltlich vor und nach. <br /></p></li><li><p style="min-height:1.5em"><strong>Interne Kommunikation &amp; Koordination: </strong>Du bist eine zentrale Schnittstelle zwischen unserem CEO and den Teams, sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss und stellst sicher, dass Anfragen zeitnah und zuverlässig bearbeitet werden.<br /></p></li><li><p style="min-height:1.5em"><strong>Interne Organisation: </strong>Du übernimmst die organisatorische &amp; inhaltliche Vorbereitung von All-Hands, Team-Events, Offsites und Formaten rund um das CEO Office und behältst dabei stets den Überblick über parallele Themen.<br /></p></li></ul><h2>DAS BRINGST DU MIT</h2><ul style="min-height:1.5em"><li><p style="min-height:1.5em"><strong>Berufserfahrung: </strong>Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, im Assistenz- oder Office-Management, idealerweise im direkten Umfeld von Senior Management in einem dynamischen Umfeld wie einem Scale-Up, einer Beratung oder einem vergleichbaren Kontext.</p></li><li><p style="min-height:1.5em"><strong>Organisationstalent: </strong>Ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten, exzellentes Zeitmanagement und die Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten.</p></li><li><p style="min-height:1.5em"><strong>Kommunikationsstärke: </strong>Ausgezeichnete Fähigkeiten in schriftlicher und mündlicher Kommunikation auf deutschsprachigem Muttersprachniveau sowie sehr gute Englischkenntnisse.</p></li><li><p style="min-height:1.5em"><strong>Diskretion &amp; Verlässlichkeit: </strong>Ein hohes Maß an Vertraulichkeit, Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit im Umgang mit sensiblen Themen.</p></li><li><p style="min-height:1.5em"><strong>Hands-on-Mentalität: </strong>Eigeninitiative, eine proaktive Arbeitsweise und die Fähigkeit, in einem