Operations Manager (m/w/d) – Auftragsmanagement & Kundenbetreuung

<h2>Über IMMO PICTURES</h2><p>Gestartet in Köln, sind wir mit <strong>IMMO PICTURES</strong> heute NRW-weit tätig und wachsen bewusst mit Fokus auf Qualität, Effizienz und Kundennutzen.</p><p>Unsere Kunden – von selbstständigen Immobilienmaklern bis hin zu großen Immobilienunternehmen – vertrauen auf klare Prozesse, schnelle Lieferung und konstant hohe Qualität unseres breiten Produktportfolios.</p><p>Wir produzieren nicht einfach Medien, sondern schaffen <strong>echten Mehrwert für die Immobilienvermarktung</strong>. Unser Anspruch: Die komplette Medienproduktion auf hohem Niveau übernehmen, damit sich unsere Kunden auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.<br><br><strong>Wir denken mit – und um die Ecke.</strong></p><h2>Deine Aufgaben</h2><ul><li><p>NUR AUF VOLLZEIT-BASIS 40H, 30 TAGE URLAUB</p></li></ul><h3>Operatives Tagesgeschäft & Auftragsmanagement</h3><ul><li><p><strong>Du übernimmst die Verantwortung für unseren gesamten Auftragsprozess</strong> – von der Buchung über die Terminplanung und Produktion bis zur fertigen Auslieferung.</p></li><li><p>Du koordinierst unser Team, verteilst Aufgaben, überwachst deren Umsetzung und stellst sicher, dass Deadlines und Qualitätsstandards eingehalten werden.</p></li><li><p>Du behältst auch bei vielen parallelen Aufträgen, kurzfristigen Änderungen und unterschiedlichen Ansprechpartnern den Überblick.</p></li><li><p>Du erkennst frühzeitig, wenn etwas nicht rundläuft, findest pragmatische Lösungen und packst bei Bedarf selbst mit an.</p></li><li><p>Du sorgst dafür, dass unsere digitalen Systeme, Auftragsdaten und Dokumentationen stets aktuell und ordentlich gepflegt sind.</p></li></ul><h3>Kundenkommunikation & Betreuung</h3><ul><li><p><strong>Du bist eine zentrale Ansprechperson für unsere Kunden – insbesondere am Telefon.</strong></p></li><li><p>Du beantwortest Anfragen, berätst zu unseren Dienstleistungen, koordinierst Termine und findest Lösungen für individuelle Anliegen.</p></li><li><p>Du kommunizierst freundlich, offen und professionell und sorgst dafür, dass sich unsere Kunden jederzeit gut betreut fühlen.</p></li><li><p>Du begleitest Interessenten und Neukunden vom ersten Kontakt bis zur Buchung.</p></li><li><p>Du greifst lieber einmal mehr zum Hörer, als Fragen oder Unklarheiten offen zu lassen</p></li></ul><h3>Prozesse & Optimierung</h3><ul><li><p>Du stellst sicher, dass unsere bestehenden Prozesse zuverlässig funktionieren und vom Team eingehalten werden.</p></li><li><p>Du erkennst Schwachstellen, hinterfragst Abläufe und entwickelst gemeinsam mit uns sinnvolle Verbesserungen.</p></li><li><p>Du nutzt digitale Tools und Automatisierungen, um Aufgaben effizienter und übersichtlicher zu gestalten.</p></li><li><p>Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und bringst eigene Ideen aktiv ein.</p></li></ul><h2>Das bringen Du mit</h2><h3>Must-have</h3><ul><li><p><strong>Organisationstalent:</strong> Du liebst es, Dinge zu strukturieren, zu koordinieren und den Überblick zu behalten – auch wenn zehn Dinge gleichzeitig passieren.</p></li><li><p><strong>Eigenverantwortung & Zuverlässigkeit:</strong> Du wartest nicht darauf, dass Dir jemand sagt, was als Nächstes zu tun ist. Du denkst mit, setzt Prioritäten und kümmerst Dich darum, dass Dinge erledigt werden.</p></li><li><p><stron